Gestionando reuniones públicas en los tiempos del COVID

Escrito por Gina Bartlett

[Link al artículo original en inglés: https://www.cbi.org/article/running-public-meetings-in-the-time-of-covid/]

¿Quién habría pensado que los facilitadores extrañaríamos ver a los miembros del público llegar a un centro comunitario, tomar un folleto y sentarse a conversar sobre la zonificación municipal, el uso de suelo u otro tema de interés público? Ahora, en vez de debatir sobre qué hacer frente participantes muy apasionados, nos encontramos lidiando con el desafío de crear una experiencia significativa por medio de un foro virtual. ¿Qué herramienta elegir para inspirar la creatividad o levantar retroalimentación útil? ¿Cómo compartir información sin aburrir a la gente con demasiadas diapositivas? ¿Cómo construir relaciones y conexiones por medio de pantallas y teléfonos? Sin mencionar lo más crítico: ¿cómo ayudar a las partes interesadas a avanzar frente a temas públicos que son críticos cuando no nos podemos juntar presencialmente para escucharnos y discutir las opciones?

Ya sea en una reunión presencial o virtual, tenemos que definir nuestros objetivos: pensar en qué queremos lograr y qué queremos que nuestro público aprenda y aporte. La herramienta virtual que elegimos realmente necesita ajustarse al objetivo. ¿Necesitamos “luces y brillo” cuando lo que realmente queremos hacer es conversar en grupos pequeños? ¿Es posible que un grupo de 100 personas pueda desarrollar una lluvia de ideas usando papelitos virtuales de manera que tenga sentido? Mientras las respuestas a estas preguntas pueden parecer obvias, lo que elegimos (en cuanto a herramientas y metodología) quizás puede, sutilmente, hacer la diferencia con respecto a contenido y calidad, e incluso el éxito de la reunión.

Haciendo que la participación sea fácil y accesible

Al planificar las reuniones públicas, siempre es importante considerar - e intentar abordar - las barreras a la participación. Independiente del tipo de reunión, la falta de acceso puede ser una gran barrera para la participación. En el caso de las reuniones presenciales, lo anterior puede implicar buscar un lugar accesible para realizar la reunión, considerar opciones para el transporte y el cuidado de niños, y ofrecer la reunión en distintos horarios. En el caso de las reuniones virtuales, la “accesibilidad” puede significar cosas como asegurar que la gente tenga una conexión estable a internet, acceso a las herramientas virtuales que se usarán y también comprensión sobre cómo usarlas. Por suerte, hemos encontrado que, ya sea en Zoom, Webex o Adobe Connect, la mayoría de la gente aprende rápidamente a usar las herramientas virtuales de forma hábil, resultando eficaces para nuestras reuniones públicas. Interesantemente, hemos encontrado que, en algunos casos, hay mucha más participación en los foros públicos porque son virtuales y la gente puede participar desde su casa. Para ayudar a los participantes a familiarizarse con la tecnología que usaremos en las reuniones virtuales, les enviamos información básica sobre cómo navegar la plataforma antes de la reunión y les ofrecemos ayuda para aprender a usarla. Además, usamos los primeros 15 minutos de la reunión para explicar la herramienta y permitir que los participantes se acostumbren a ella. Con estos simples pasos, los ciudadanos y ciudadanas están usando las plataformas con tanta facilidad como los ejecutivos y expertos técnicos.

Involucrando a los participantes

Estamos encontrando maneras de involucrar a los participantes para que las reuniones sean mucho más que una instancia “tradicional” pero a través de una cansadora pantalla bidimensional. Hemos usado plataformas para realizar encuestas, como Zoom, Mentimeter y Poll Everywhere, así como mecanismos virtuales para aportar ideas, como Mural e IdeaFlip. A partir de esta semana, estamos trabajando con una profesional del registro gráfico, quien dibuja en su tablet y luego proyecta a través de la pantalla, lo que resulta fantástico. Ella ayuda a los participantes a seguir el desarrollo de la reunión de manera visual, e impulsa a que piensen creativamente sobre los desafíos y oportunidades que enfrentan.

Construyendo relaciones

Construir relaciones y ayudar a la gente a conectarse es muy importante, y puede ser difícil de lograr de manera virtual. Si no hay tiempo o el grupo es demasiado grande para que cada uno se presente, es posible invitar a la gente a presentarse por chat, pidiendo que, además de su nombre y organización, compartan algo un poco más personal y que pueda ayudar a desarrollar una conexión. Otro aprendizaje reciente fue no silenciar a la gente automáticamente cuando entran a las reuniones de Zoom. Nos dimos cuenta de que esta forma de evitar ruidos de fondo tiene como consecuencia no deseada frenar los saludos y las conversaciones informales iniciales, generando así un inicio frío y aburrido donde cada uno mira la pantalla en silencio. Esto también puede ocurrir al final de la reunión. En un caso, al final de la reunión invitamos a cada participante a abrir el micrófono al mismo tiempo y gritar sus agradecimientos y despedidas, para así generar la sensación de “estar en esto juntos” al terminar la semana. Mientras ninguna de estas técnicas realmente reemplaza la conexión que ocurre en persona, estamos aprendiendo e identificando algunas maneras entretenidas para que la gente se conozca a través de nuestra nueva vida virtual.

Lidiando con participantes difíciles

Todavía hay gente impetuosa en las reuniones. Interesantemente, las plataformas virtuales en realidad hacen más fácil abordar este desafío común. Algunos métodos a considerarse son: pedir que la gente comente por chat (lo cual tiene sus propios riesgos) o pedir que una persona concluya sus comentarios y, si no lo hace, silenciar su micrófono (reconociendo el haberlo hecho) y dar la palabra a otros participantes. También es posible utilizar rondas, entregando a cada uno la oportunidad de comentar en orden. Estas técnicas aseguran que todos puedan expresar su punto de vista, y que las personas con las voces más fuertes no monopolicen o dominen la conversación.

Gestionando distintos niveles de participación

Muchas de nuestras reuniones requieren distintos tipos o niveles de participación para quienes están presentes, y nuestras herramientas virtuales posibilitan diferentes formas de participación. Por ejemplo, a veces debemos estructurar las reuniones públicas para que los miembros de un comité asesor puedan realizar su labor y, al mismo tiempo, la gente pueda tener la oportunidad de expresar su opinión. En estos casos, comenzamos por pedir que los miembros del comité asesor se identifiquen como tales cuando se registran para la reunión, y así podemos determinar rápidamente quién es quién en la lista de participantes. Durante la reunión, a veces pedimos que los miembros del público entreguen sus preguntas por escrito (usando una herramienta para ello o el chat) en vez de comunicarlas uno por uno. Esto permite que los miembros del comité asesor puedan liderar la conversación y ser informados a través de comentarios escritos. A veces hacemos las reuniones públicas vía webinar para que los miembros del comité tengan acceso a todas las herramientas de presentación, mientras el público tiene herramientas más limitadas para participar. Cuando un grupo de trabajo se reúne (durante una reunión virtual), a veces pedimos que el público apague sus videos para que los miembros del grupo de trabajo puedan verse más fácilmente. Junto con esto, ofrecemos a continuación un tiempo dedicado para que opinen los miembros del público, a través de encuestas, periodos de comentarios en los cuales se pide la palabra levantando la mano virtualmente, la herramienta de preguntas y respuestas y el chat.

Haciendo un trabajo difícil e intencionado

Finalmente, estamos descubriendo que es posible realizar un trabajo difícil e intencionado de manera virtual y con las herramientas correctas. Aunque no es el caso de una reunión pública, tenemos un ejemplo reciente con investigadores que nos parece relevante. Hace algún tiempo, trabajamos con un grupo de 45 investigadores de distintas partes de los EE.UU. para idear, refinar y priorizar temas de investigación sobre la prevención del cáncer de mama. Usamos una herramienta que se llama Stormz.me, que ofrece una plataforma muy estructurada. Los investigadores podían compartir ideas, agregar información o nuevas consideraciones, evaluar las ventajas y desventajas de las ideas, y luego priorizar apartando temporalmente las ideas no seleccionadas. Estas ideas no desaparecen completamente, pero se borran un poco de modo que las ideas más prometedoras se destaquen. Muchos participantes y los organizadores comentaron que el proceso virtual les pareció incluso más eficaz que un ejercicio similar que realizamos presencialmente el año anterior.

No hay nada como un encuentro presencial con un público apasionado en una sede municipal, realizando el trabajo de participar en la gestión pública. Dicho eso, mientras las reuniones virtuales son imperfectas de muchas maneras, tanto nosotros como muchos otros actores seguimos - a pesar de los desafíos que presenta el COVID - realizando el trabajo difícil, intencionado y a veces tedioso de construir democráticamente. Esperamos que las sugerencias que hemos mencionado te ayuden a hacer lo mismo con los grupos con los cuales trabajas.